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HYROX RACE SIMULATION
Hybride Center · Toul · Grand Est

Accès équipe

📱 QR Codes Bénévoles

Imprimez cette page — chaque bénévole scanne son QR le Jour J
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Zone K · HYROX Race Simulation

Guide d'utilisation

Tout ce qu'il faut savoir pour gérer vos bénévoles, générer les plannings et envoyer les PDFs en quelques clics.

⚙️
1. Config
👥
2. Bénévoles
📋
3. Planning
🎯
4. Jour J
📧
5. Mails PDF
🔐
Admin
💡
6. Conseils
⚙️

Étape 1 — Configuration

Commencer ici avant tout
📌 Onglet Évènement
  • ▸ Nom de l'événement — affiché dans tous les PDFs
  • ▸ Dates J1 & J2 — rend les onglets du modal bénévole lisibles (ex : "Samedi 12 avril")
  • ▸ Lieu & Responsable & Email — repris dans les fiches PDF
⏱ Onglet Config
  • ▸ Horaires J1 / J2 — début et fin de compét
  • ▸ Durée rotation — 1h, 2h, 3h ou 4h (nombre de créneaux)
  • ▸ Pause auto — après X créneaux consécutifs
  • ▸ Stations — difficulté 1-10 et juges requis par station
💡 Conseil : Remplissez Config + Évènement en tout premier — les dates et horaires sont utilisés partout dans l'appli.
👥

Étape 2 — Bénévoles

Ajouter, configurer, gérer les disponibilités

Cliquez + Ajouter un bénévole. Le modal s'ouvre en 3 onglets :

👤
Onglet Infos
Prénom · Nom · Email · Tél · T-shirt · Qualif 1–10 · Station préférée · Notes
📅
Onglet Jour 1
Dispo Samedi :
Journée / Matin / Après-midi / Absent
📅
Onglet Jour 2
Dispo Dimanche :
indépendante du Jour 1
🎯 Qualification (1–10) — niveau technique du bénévole
7–10 Expert toutes stations · 4–6 Intermédiaire stations ≤ 6 · 1–3 Débutant stations ≤ 3

🏃 Athlète-Juge — cochez si le bénévole participe comme athlète. Renseignez le dossard, la vague et la durée estimée — les créneaux de course seront bloqués automatiquement.
⚡

Étape 3 — Générer le planning

Affectation automatique + réaffectation manuelle
⚡ Génération automatique
  1. Onglet Planning
  2. Cliquer ⚡ GÉNÉRER
  3. J1 et J2 générés simultanément
  4. Alertes rouges = stations manquantes
🧠 Logique moteur
  • ✅ Stations prioritaires à 100%
  • ✅ Qualif suffisante en premier
  • ✅ Station préférée ⭐ respectée
  • ✅ Pause auto respectée
  • ✅ Athlètes bloqués en course
✎ Réaffectation manuelle (onglet Par Station)
🖱️
Glisser-déposer — dans l'onglet Par Station, glissez un prénom d'une cellule vers une autre station / rotation
✎
Bouton crayon — cliquez le ✎ sur un prénom pour ouvrir le modal de réaffectation et choisir la nouvelle station
💡 Astuce : Après réaffectation manuelle, la sauvegarde automatique conserve vos changements. Regénérer le planning écrasera vos modifications manuelles.
🎯

Étape 4 — Le Jour J

Pointage présences en temps réel
📍 Pointage présence
  • ✓ Présent → actif dans le planning
  • ✗ Absent → retiré du planning du jour
  • ⏰ Retard → noté mais reste actif
🔄 Si quelqu'un est absent
  • ▸ Marquez-le Absent dans Jour J
  • ▸ Allez dans Par Station
  • ▸ Réaffectez manuellement un remplaçant via ✎ ou drag&drop
  • ▸ Les alertes se mettent à jour en temps réel
📧

Étape 5 — Fiches PDF & Mails

Un PDF personnalisé par bénévole avec QR code planning
1️⃣
Header → 📧 Mails
Ouvre la liste des bénévoles
2️⃣
Clic 📄 PDF
Prévisualisation A4 avec QR code
3️⃣
🖨️ Enregistrer PDF
Impression directe, sans popup
4️⃣
Envoyer
📧 Mail ou 📤 Gmail direct
✅ La fiche PDF contient : nom, créneaux, stations, pauses, horaires, notes du jour, coordonnées du responsable et un QR code que le bénévole peut scanner pour accéder à son planning sur téléphone.
📱
QR Code — Planning sur téléphone
Chaque fiche PDF contient un QR code unique en bas à droite.
Le bénévole scanne avec son téléphone → son planning s'affiche directement (horaires, stations, pauses) — sans connexion, sans mot de passe.
Le QR encode automatiquement les infos depuis le planning généré.
⚠️ Renseignez bien l'email dans Config → Évènement — il apparaît dans le QR comme contact d'urgence.
💡

Conseils & Astuces

Pour tirer le meilleur de l'outil
💾 Sauvegarde
  • ▸ Sauvegarde automatique dans le navigateur
  • ▸ Exporter JSON pour une copie de secours
  • ▸ Importer JSON pour restaurer ou partager
🏋️ Stations
  • ▸ Difficulté 1-10 → barre colorée verte→rouge
  • ▸ Requis = nombre de juges minimum par rotation
  • ▸ Requis = 0 → station optionnelle (Run)
  • ▸ Alertes rouges = manque de couverture
📊 Lire les onglets
  • ▸ Planning — vue planning par bénévole
  • ▸ Par Station — qui juge quoi (+ réaffectation)
  • ▸ Stations — couverture par station avec barre diff
  • ▸ Stats — répartition globale
⚠️ Pièges à éviter
  • ▸ Regénérer le planning efface les réaffectations manuelles
  • ▸ Modifier un bénévole → regénérer ensuite
  • ▸ Vider le cache navigateur peut perdre la sauvegarde → Exporter JSON régulièrement
📱

QR Codes Bénévoles

Onglet dédié — planning sur téléphone sans connexion
📋 Comment utiliser
  1. Générer le planning d'abord
  2. Onglet 📱 QR Codes
  3. Cliquer 🖨️ Imprimer tout
  4. Découper et distribuer à chaque bénévole
  5. Le Jour J : chacun scanne son QR
📱 Ce que voit le bénévole
  • ✅ Nom de l'événement
  • ✅ Ses créneaux J1 et/ou J2
  • ✅ Station assignée à chaque rotation
  • ✅ Pauses et courses notées
  • ✅ Email de contact
  • ✅ Sans connexion, sans mot de passe
💡 Mise à jour automatique — l'onglet QR Codes se rafraîchit automatiquement quand vous ajoutez ou modifiez un bénévole et que l'onglet est ouvert. Pas besoin de cliquer Actualiser !

Le QR code est aussi présent sur chaque fiche PDF bénévole. Si le planning change après impression, régénérez et réimprimez les QR.
🔐

Accès Administrateur

Gestion des accès et de la démo
🔑 Connexion admin
  • ▸ Mot de passe : Delta
  • ▸ Changer : bouton 🔑 → code 1986
  • ▸ Accès complet H24
🎟️ Mode démo 5 min
  • ▸ Code essai → usage unique
  • ▸ Chrono 5 min visible
  • ▸ Aucune sauvegarde possible
  • ▸ Session bloquée à expiration
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En cas de problème, régénérez le planning après chaque modification de bénévoles.
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